Соберите единый шаблон
Определите поля до загрузки документов: цена и валюта, срок, объём, гарантия, доставка, условия оплаты и исключения. Если поле отсутствует, ставьте «не указано», а не просите модель догадаться. Сохраняйте название и дату исходного файла, чтобы вернуться к формулировке поставщика.
Сначала извлеките, потом сравнивайте
Попросите модель вывести таблицу без рейтинга и рекомендаций. На втором шаге проверьте, не смешала ли она разные комплектации и периоды. Только после ручной сверки можно добавить расчёт общей стоимости. Не объединяйте цену и качество в один балл без согласованной методики.
Отмечайте неопределённость
Условия доставки, налоги и сервис часто спрятаны в приложениях. В отчёте выделите вопрос, который нужно задать поставщику. Если два предложения используют разные единицы измерения, сначала приведите их к общей базе и запишите формулу. Прозрачная неопределённость полезнее красивой, но ложной точности.
Проведите согласование
Перед отправкой записки покажите таблицу владельцу бюджета и специалисту по договору. Они проверят лимиты, обязательства и исключения. Модель может подготовить черновик вопросов, но не должна выбирать победителя или принимать условия автоматически.
FAQ
Можно ли загрузить все письма сразу? Лучше начать с актуальных предложений и ограничить доступ. Как сравнить валюты? Зафиксировать курс и дату расчёта. Что делать при пропущенном поле? Оставить неизвестным. Когда документ готов? После проверки цифр и согласования владельцами процесса.