Опишите, кому и зачем нужен голос
Голосовой поиск полезен, когда сотрудник не может удобно печатать: например, работает с оборудованием или находится в движении. Если человеку нужно читать длинный договор, экранный поиск может оказаться быстрее. Сначала наблюдайте за конкретной задачей и уточните, какие вопросы повторяются; не превращайте голос в самоцель.
Очистите корпус до подключения
В базу должны попадать действующие инструкции с владельцем, датой и понятным названием. Уберите черновики, дубли и файлы без статуса. Если в папке лежат две версии правила, сначала определите официальную, иначе модель может выбрать удобный, но устаревший фрагмент. Для каждого документа зафиксируйте, кто отвечает за обновление.
Покажите основание ответа
Ответ должен возвращать название документа и нужный раздел, а не только звучать уверенно. Сотрудник открывает источник и сверяет условие до того, как действует. Если поиск не нашёл подходящей опоры, система прямо сообщает об этом и предлагает задать вопрос специалисту. Не заставляйте модель заполнять пробел общими знаниями.
Соблюдайте права до генерации
Сотрудник видит только те материалы, которые ему разрешены. Фильтрация применяется до того, как текст попадёт в контекст модели; скрывать лишнее уже в готовом ответе поздно. В тест включите запросы с похожими названиями документов и проверьте, что финансовые и кадровые инструкции не пересекают границы ролей.
Проверьте базу на реальных вопросах
Соберите вопросы из обращений сотрудников и заранее определите правильный документ и фрагмент. Проверьте точность найденного раздела, долю ответов без источника и случаи, когда помощник должен отказаться. Затем сравните полный путь с прежним поиском: от вопроса до действия, а не только время получения первой фразы.
Вопросы и ответы
Нужно ли озвучивать весь документ? Нет: краткий ответ плюс название и точный раздел обычно удобнее для проверки. Можно ли подключить все папки сразу? Только после ревизии статусов и прав; иначе поиск ускорит доступ к неверным или закрытым материалам. Что делать, если база молчит? Предложить ручной поиск или владельца документа, а не придумывать правило. Дополнительные сценарии голосовых задач собраны в материале о расшифровке звонков.